社内稟議に通るホームページリニューアルの提案書の作り方

ホームページをリニューアルするにあたって、どうすれば社内稟議に通る提案書を作成できるか知りたい人も多いのではないでしょうか。
必要に応じてホームページをリニューアルするのは有効的な施策の一つではありますが、リニューアルしたからといって必ずしも効果的とは限りません。

決定を下す人たちを納得させられるだけの内容でなければ、社内稟議を行っても突っぱねられるだけでしょう。
社内稟議に通る提案書を作成するには、必要な項目や基本構成、提案書を通すコツや注意点などを知ることが大切です。

それでは、社内稟議に通るホームページリニューアルの提案書に必要な項目や基本構成、提案書を通すコツや注意点についてご説明しましょう。

ホームページリニューアル提案書に必要な項目と基本構成

ホームページリニューアル提案書に必要な項目と基本構成は、以下の通りです。

それでは、ホームページリニューアル提案書に必要な項目と基本構成についてご説明しましょう。

表紙

提案書の最初のページは表紙を作成しましょう。

一番最初に決裁者に見てもらうページであり、ホームページリニューアルを行う目的を理解してもらうためには、以下の項目を記載する必要性があります。

以上の項目を記載することで、どんな内容なのかが分かりやすくなります。

概要・目次

次は決裁者がどんな内容の提案書なのか分かりやすいように、提案書全体の内容を簡略化して分かりやすくした概要を記載します。

概要や目次が記載されていることによって、決裁者が提案書の内容を簡易的に理解できるので話に入り込みやすくなるのがポイントです。

費用に応じて各ページにアクセスしやすいうえに、ホームページリニューアルの目的や方針が理解されやすいため、規格商人の一助になるでしょう。

ホームページリニューアルの目的

次に重要なのが、ホームページリニューアルの目的です。
概要・目次の次のページでホームページリニューアルの目的を説明しますが、最初になぜホームページリニューアルを行う必要性があるのか背景を記載します。

ホームページリニューアルを行う背景と、現行のWebサイトにおける課題を記載し、ホームページリニューアルを行うことでどんなメリットが得られるのか目的を記載しましょう。

とにもかくにも課題がないと、生半可な理由ではホームページリニューアルを行うことが認められません。したがって、先に現行のWebサイトが抱える課題を洗い出す必要性があるでしょう。

現状の課題や問題点

決裁者にホームページリニューアルの必要性と重要性を理解してもらうためにも、現行のWebサイトが抱える現状の課題や問題点を詳しく分析して記載します。

「こういう課題があるから、こういう目的でホームページをリニューアルする必要性がある」ことを分かりやすく詳しく説明することで、決裁者が事の重要性を理解しやすくなるでしょう。

社内向けインタビューやユーザーへのアンケート、アクセス解析ツールを用いた定量分析や定性分析などを行って詳しい課題を洗い出しましょう。

さまざまな分析を行うことによって、自社ならではの強みを発見することもできます。
他者との差別化を図るためにも、自社の強みを見つけるのはとても重要です。

ターゲットとコンセプト

次に重要なのは、ホームページリニューアルを行うにあたって、誰に対してどんなアプローチを行っていくのかターゲットとコンセプトを決めることです。

ターゲットを決めるには、リニューアルする際にどの層をターゲットにしていくのかペルソナを設定する必要性があります。
年齢や性別なども大切ですが、実際に自社ホームページを利用する人の詳しい人物設定像を設計しましょう。
住所や職業、収入、仕事における目標など、詳しい人物像を描くことで自社ホームページがどんなユーザーのニーズを満たすのかが分かります。

ターゲットが決まったら、ホームページをリニューアルした後のWebサイトのコンセプトを考えていきます。
コンセプトを決めるときに重要なのは、ターゲットに対して自社ホームページが何を提供できるのかを突き詰めることです。
ユーザーのニーズを満たすことができれば、その時点で明確なコンセプトが決められるでしょう。

コンテンツ案・デザインイメージ

ホームページリニューアルを行う場合、リニューアルした後のホームページの完成図がイメージできるように、コンテンツ案やデザインイメージを作成していきます。
コンテンツ案を出すときは、計画段階で判明しているすべてのコンテンツを構造化するのがポイントです。
構造化によって決裁者に対する視認性や読みやすさが格段に上がるので、既存のコンテンツとリニューアル後の新規コンテンツを明記することでさらに充実した内容になります。

コンテンツ案が完成することで、デザインイメージもやりやすくなるでしょう。

ただし、デザインイメージを表記するのが難しい場合は、他者のデザインを参考にすることで、大体のイメージ像が伝わりやすくなります。

目標・成果指標

次のページでは、ホームページリニューアル後のKGIとKPIを明記しましょう。

KGIはホームページリニューアル後の成果目標で、KPIは最終目標を達成するための目標を指します。

やみくもにホームページリニューアルを行ったところで具体的な成果が出せなければ損失につながるため、KGIとKPIの具体的な数値を設定する必要性があります。

具体的な数値目標を設定することで、ホームページをリニューアルした後にどれだけの効果が出せるのか検証できるのがポイントです。

KGIとKPIを決めるときは、上記で決めた課題や目的を参照しましょう。

他社事例

決裁者にここまで説明しても、「本当にホームページをリニューアルしたら目標が達成できるのか」と疑問に思われる可能性が高いです。

そこでここまでの解説で説得力を持たせるのに有効な手段となるのが、ホームページリニューアルに成功した他社の事例を記載することです。

実際にホームページリニューアルに成功した他社の事例を記載することで、自社の提案内容の実現性を大きくアピールすることができます。
決裁者に前向きに検討してもらうためにも、いくつかの他社事例を掲載しましょう。

予算

どんなに決裁者が納得できる内容でも、予算がなければ意味がありません。
したがって、初期構築費用とその後の運用費用計画を立てる必要性があります。

初期構築費用にはどのくらいかかるのか、その後の運用にどのくらいの費用がかかるのかを記載します。

スケジュール

ここまでの提案書の内容で、どんなスケジュールで実現するのかを明記する必要性があります。
ホームページリニューアルに必要な作業内容や担当者を割り振りますが、どの部分を誰が担当するのか、作業工程ごとの目安期間はどのくらいなのかなど、細かいスケジュールを決めることが大切です。

作業工程ごとに細かいスケジュール設定を想定して決めることで、細かい日程調整にも対応できます。

裏表紙

提案書の終わりが分かるように裏表紙を入れます。
提案書の裏表紙には、締めの挨拶と共に誰がホームページリニューアルの担当者なのか、名前と連絡先を記載しましょう。

ホームページリニューアル提案書を通すコツ

ホームページリニューアル提案書を通すコツは、以下の通りです。

それでは、ホームページリニューアル提案書を通すコツについてご説明しましょう。

現状のサイト課題を明確にする

ホームページリニューアルの提案書を通すコツは。現状のサイトにおける課題を明確にすることです。
ホームページをリニューアルしないと解決できないほどの課題があることが分かれば、決裁者も納得しやすくなります。

自社サイトの分析を行って現状を把握すると共に、社員やユーザーへのアンケートやインタビューを行い、内容をヒアリングすることでさまざまな課題が浮き彫りになります。

また、実際に自社サイトを使ってみて、使いにくかったり分かりにくかったり擦る部分を洗い出して課題を明確にしましょう。
現状のサイト課題を明確にすることで、ホームページリニューアルの必要性をアピールできるのがポイントです。

数字を用いて具体的な効果を挙げる

単にホームページリニューアルの必要性を説明しても、具体的な数字を明記しながらでないと説得力が生まれにくくなります。

分析によって生まれた課題や目標に対して具体的な数字を示すことによって、決裁者と提案者の認識のズレを防ぐことができます。
ただし、具体的な数字だけではイメージが湧かない決裁者がいる可能性があるので、数字と一緒に客観的な情報を記載することも大切です。

客観的な情報を記載するときは、自社以外の比較できる水準を記載するのがポイントです。

事前に上長や関係者に確認してもらう

提案書を作成したら、決裁者に見せる前に事前に上長や関係者に確認してもらいましょう。
自分では完成度が高いと思っていても、上長や関係者が確認すると完成度が低いと判断される可能性があります。

自分だけで納得せずに上長や関係者に見せることで、自分では気づかなかった点や修正点が見つかるため、提案書の内容がブラッシュアップできるチャンスとなります。

完成度が高い提案書を作成するためにも、複数人で協力することが大切です。

内容を詰め込み過ぎず、分かりやすく伝える

提案書を作成するときは、内容を詰め込みすぎないようにすることが大切です。
ホームページリニューアルについて説明するだけでいいのに、決裁者に伝えたい、納得してもらいたいことがあるあまり内容を詰め込み過ぎてしまうと、かえって見にくくなってしまいます。

提案書の内容を分かりやすく伝えるためにも、不要な説明や項目はなるべくすべて削除しましょう。
不要な説明や項目をなるべく削ることによって伝えたいことがスムーズに伝えられるようになり、より魅力的な提案書になります。

提案書が一通り完成したら、最初から内容を確認して不要な説明や項目がないか、全体を見返したら必要に応じて修正しましょう。

ホームページリニューアル提案書で注意したいポイント

ホームページリニューアル提案書で注意したいポイントは、以下の通りです。

それでは、ホームページリニューアル提案書で注意したいポイントについてご説明しましょう。

ワンスライド、ワンメッセージの徹底

基本的に提案書は何も知らない初心者に分かりやすく内容を伝えることが大切なので、何回で分かりにくく、内容が煩雑になっているような内容では決して理解されないでしょう。

したがって、提案書を作成するときはワンスライド・ワンメッセージを徹底することが大切です。

一目見ただけで分かりやすい内容だと判断してもらえるように、視認性や可読性を突き詰めることで完成度が高い提案書が作成できます。

読み手が知りたいことは早く伝える

提案書を決裁者に読んでもらうときに、本題に入る前の工程が長いと読む気がなくなって企画が通らなくなる可能性があります。
したがって、読み手が知りたいことは最初に記載して早く伝わるようにしましょう。

結論から先に述べることによって、なぜその結論に至ったのか読み手に提案書を読んでもらうことができます。

専門用語はあまり使わず分かりやすく伝える

提案書を決裁者に読んでもらうときに意識したいのが、どんな人でも読んでもらった際になるべく専門用語を使わずに理解できる分かりやすい内容にすることです。

特に制作者がやりがちなのが、自分は理解できるからと専門用語を多用するケースです。

確かに専門用語について理解している人が読めば分かるかもしれませんが、決裁者が全員理解できるとは限りません。中には専門用語について理解しておらず、Webサイト運営の知見が不足している可能性があります。

何も知識がない決裁者に読んでもらっても、専門用語が多用されているようでは何を説明されているのか理解できないため、離脱率が急速に高まるでしょう。
したがって、極力専門用語を使わない分かりやすい内容にする必要性があります。

また、説明上どうしても専門用語が必要になったら、必ず補足説明を入れましょう。

ホームページリニューアル提案書・企画書に役立つサイト

ホームページリニューアル提案書・企画書に役立つサイトは、以下の通りです。

それでは、ホームページリニューアル提案書・企画書に役立つサイトについてご説明しましょう。

alle

alleは日本語のスライドや企画書が集められているポータルサイトです。
基本的にホームページリニューアルに関するスライドや企画書はないものの、デザイン性に富んだ企画書が集まっているのが最大のポイントです。

提案書を作成するときはデザインイメージを伝える必要性がありますが、どうしてもデザインのイメージ図が浮かばないときに活用できるでしょう。
中には大手企業の話題になったプレゼン内容のデザインも紹介しているのも特徴です。

SlideShare

SlideShareは世界最大規模のビジネス向けSNS「Linkedin」が提供する資料提供サービスであり、多くのホームページリニューアルや企画書に関連した資料が集まっているのが特徴です。

海外のものと合わせて約1,800万以上の資料があり、日本語の資料も数多くあるので、参考にできる資料が見つかる可能性があります。

販促コンペ

販促コンペは、販促企画コンペによる特撮サイトで選考に通過したクオリティが高い提案書や企画書が閲覧できるのが特徴です。

開催されたコンテストに集まった提案書や企画書の中から選りすぐりの中から選ばれているため、非常に質が高い提案書や企画書から参考にできます。

どのようにすれば質が高い提案書が作成できるのか分からないときや、完成度が高い提案書を作成するためのアイデアが欲しい人などにおすすめです。

まとめ

社内稟議に通るホームページリニューアルの提案書を作成するには、さまざまなポイントやコツを押さえることが大切です。

決裁者の中にはWebサイトの知見がなかったり、専門用語に詳しくなかったりする可能性があるので、不要な説明や項目を可能な限り削り、専門用語をあまり使わないように意識して作成しましょう。